Caso de éxito: automatización de procesos para Cheste Agraria
Cheste Agraria Cooperativa Valenciana tiene su origen en 1918 y es el resultado de la fusión de cinco cooperativas del municipio y otra de la provincia. Hoy en día cuenta con más de 2.000 socios, los cuales aportan 50.000 toneladas de cosecha con unos ingresos que ascienden a 40 millones de euros y unos activos totales cercanos a los 43 millones de euros.
Cheste Agraria tenía una problemática, por la cual se ponen en contacto con Esedeá Documental: «Periódicamente se nos repetía el mismo problema, tener que imprimir todas las liquidaciones, facturas y comunicados de las distintas secciones para después ensobrarlas y repartirlas entre los socios. Además, a la hora de realizar el trabajo teníamos que tener en cuenta si teníamos suficiente stock de papel y sobres, y por supuesto tener la suerte de que las máquinas no se averiaran… En resumen, el proceso de edición y manipulado siempre quedaba fuera del día a día y nunca nos venía bien trabajarlo. Suponía un auténtico cuello de botella al que acabábamos «echando una manita entre todos» para poder acabarlo y sacarlo a tiempo«.
El problema
Desde el primer momento Cheste Agraria tenía muy claros los objetivos a conseguir:
- Agilizar el proceso de edición, manipulado y reparto de los comunicados.
- Liberar recursos personales propios y acabar con los cuellos de botella administrativos.
- Disminuir el coste del reparto-franqueo de servicios postales.
- Ahorrar en el uso de papel, impresiones y sobres.
- Unificar y racionalizar los comunicados a los socios.
La solución
La solución puesta en marcha por Esedeá Documental fue la creación de un repositorio de información en el que los días 5, 15 y 25 de cada mes se vuelca toda la información de los socios y las distintas secciones. Mediante un proceso informático unificamos a cada socio todos sus comunicados en un único sobre, realizamos la impresión a doble cara y editamos las marcas para el manipulado seguro y ensobrado automático.
El resultado
Cheste Agraria ahorra hoy en el uso de sobre un 60% con respecto a los gastos anteriores, un 33% en papel y clicks de las impresoras y un 58% en el reparto y franqueo. Todo ello les ha supuesto en el global de todo el proceso un ahorro del 40%. Además, se les han terminado los problemas con stocks de papel y sobres, los tiempos de impresión en la fotocopiadora, los retrasos y los cuellos de botella.
Una vez más, el servicio de externalización de procesos de Esedeá Documental facilita la vida a uno de nuestros clientes, haciéndoles ahorrar miles de euros al año.